ניהול מרקום חיצוני במיקור חוץ (אאוטסורסינג)
לאחרונה, נדמה שכל העולם כבר עבר לאאוטסורסינג…
ייעוץ שיווקי, אסטרטגי, מיתוגי, ייעוץ משפטי ופיננסי, שירותי משאבי אנוש, ציי רכב, מערכות מחשוב, חכירת ציוד משרדי, שירותי גיוס והשמה, שירותי מזכירות, אנשי מכירות, יועצי הדרכה, שירותי ניקיון, שירותי ניהול תוכן או נוכחות ברשתות חברתיות, הפקת מצגות, עיצוב, וכמובן שירותי ניהול שעות עבודה והוכחות – כולם והכל קיימים היום גם בפורמט של ניהול חיצוני, או אוטומטי, או בביצוע שמקורו בחוץ (לעיתים אף בחו"ל).
כך גם ניהול מרקום – במיקור חוץ.
אף אחד כבר לא עושה כמעט דבר לבד, בעצמו – ומעדיפים להמיר העדר זמן או ידע – בכסף, ולמקסם פעילות באמצעות מערך שירות וביצוע חיצוני לחברה.
יש משפט ידוע, המגדיר ניהול חכם – כך: Do What You Do Best – And Outsource The Rest. ונראה שכיום, כולם מנהלים חכם…
ניהול וייעוץ באאוטסורסינג: מיקור חוץ כמגמה ניהולית בשוק תחרותי
מיקור חוץ (מלשון מקור, שורש) או Outsourcing, הינו תולדה של המעבר לניהול מתמחה – כזה שמגדיר את הכדאיות והערך של מחלקות או חברות מתמחות ומקצועיות – בין אם במערך ניהולי מרוכז, מבוזר, עצמאי, או כאמור – חיצוני.
שנים רבות פעלו תעשיות ותחומי שוק רבים תחת תפישה של ניהול תהליכים באמצעות מערך ריכוזי, פדראלי, תחת קורת גג אחת – בה יפעלו כמה שיותר מערכות ייצור ותפעול, ויכונסו כמה שיותר שלבים בתהליכי המכירה.
זאת ועוד, בעשורים הקודמים, האינטגרציה קבלה הצדקה תחרותית, והפכה לעובדה: מציעים הכל, כ-One Stop Shop, אם במערכות פנימיות ואם באמצעות רכישת מערכות משלימות – ובכך מייעלים את התחרות ואת ממשקי המכירה והשירות. כל מה שצריך – במקום אחד.
אולם, בעשור האחרון, בעקבות צורך בהתייעלות תקציבית ובעקבות שינויים בתהליכי עבודה ושינויים בטכנולוגיה ובעלויות – שבו תעשיות רבות לחשיבה מתמחה ומקצוענית, תחומים רבים צומצמו והופרטו, וחברות וארגונים שבו לפעול בעולמות הליבה, ול"הוציא" שירותים לספקי משנה.
כאמור, מיקור חוץ הוא כבר נושא די ותיק המתבטא בהעברה של חלק מפעילויות החברה לגורם מקצועי חיצוני ורכישת שירותים שונים על ידי חברות קבלניות.
כאשר חברה מסתייעת בקבלנים או שירותים חיצוניים לבצע עבודות שעליהם הם מתוגמלים לפי פרויקט או לפי יעדי הצלחה – מהסיבה של צמצום עלויות בגין כוח אדם או טכנולוגיה עתירת תקציב כשהיא קבועה ופנימית ו/או הגדלת הכנסות, בזכות יכולת עמידה בנפחי עבודה או לוחות זמנים נקודתיים – הרי שמדובר בחברה הפועלת במודל של משאבי חוץ.
כמנהלים, ברור לנו שלא ניתן לעשות הכול לבד, אין-האוס, מפאת מגבלות זמן, משימות ותקציב – ולכן עלינו לבחור מה נעשה בעצמנו, ורווחי שנעשה זאת כך, לעומת מה שנכון שנעזר בו באיש מקצוע חיצוני או ספק ביצוע משני, כי כך זה יהיה רווחי ויעיל יותר.
מיקור חוץ מאפשר גמישות התנהלותית ושליטה בתפוקות כמו גם בהוצאות, ולכן מתאימה למרבית הארגונים והחברות – ובמיוחד לגופים רזי שכבות ניהול, רזי תקציב, או כאלו בצמתי השקעה והתפתחות.
ניהול תקשורת שיווקית (מרקום) במיקור חוץ, ושירות, מיתוג, דיגיטל, יח"צ ומכירות באאוטסורסינג
כאמור, בעידן המודרני מיקור החוץ הוא תחליף יעיל ביותר לגיוס, להרחבה ולהכשרה של כוח אדם במסגרת החברה עצמה. בנוסף לצמצום העלויות מבחינת התפעול ומצבת כוח האדם, מתאפיינים שירותי מיקור חוץ גם בפעילות ממוקדת מטרה ובהתמחות ייעודית בתחום השירות והמכירה.
בתחומי הפעילות המרכזית של ארגונים, חברות ומפעלים – במחלקות הנה"ח, HR, הדרכה, תפעול וייצור – ישנו מיקור חוץ כבר שנים ארוכות, כי בד"כ מדובר במענה טכני, ללא צורך בהעמקה אסטרטגית והיכרות מתמחה. אולם, בשנים האחרונות השתנתה המגמה – ויותר תחומי פעילות אסטרטגיים הפכו לתכנון וביצוע באאוטסורסינג. למשל, שירותי ייעוץ, הדרכה וליווי בשיווק, פרסום, מכירות, דיגטל, יח"צ, הפקות דפוס, הפקות תערוכות, מיתוג ושירות – הינם תחומים בהם מיקור החוץ שכיח, על אף היותו מתמחה, ומניב תוצאות מצוינות. מיקור חוץ בעולמות אלו דורש הכנה ולמידה יותר מדוקדקים, אך גם מעודד פעילות מיקור חוץ ארוכת טווח ומאוד מקצוענית.
היום מרבית החברות בארץ ובעולם, ללא קשר לגודלן, משתמשות בשירותי מיקור חוץ בתחומים מגוונים, החל מפיתוח טכנולוגי, דרך יעוץ משפטי וכלה בניהול כוח האדם, הכספים או השיווק.
בהקשר זה, ניהול מרקום ושיווק על ידי חברת מיקור חוץ מקצועית, הוא הפתרון המושלם והיעיל לחברות בינוניות או קטנות, שאינן רוצות ולעיתים גם אינן יכולות להקצות תקציבים לגיוס כוח אדם ולהקמת מחלקת שיווק ופרסום, להחזקת מנהל שיווק או להחזקת משרדי פרסום, דיגיטל ויח"צ – אך מעוניינות להרחיב את מעגל הלקוחות ולמנף את עצמן מבחינה שיווקית ופרסומית.
בשוק דינאמי ותחרותי חשוב ביותר לפעול בגמישות ניהולית ולהגיב במהירות לשינויים התכופים המתרחשים בסביבה החיצונית. בתנאים שכאלה קשה ביותר לנהל את החברה בהתאם לדפוסי עבודה ישנים, קבועים וקיבוציים.
חברה הרוצה לחולל שינוי אמיתי, ליעל את תפקודה ולפרוץ לשווקים חדשים איננה יכולה להרשות לעצמה לרכז את כל פעילויותיה ובעיקר פעילויות משנה נגזרות, שאינן חלק מפעילות הליבה שלה, "תחת מטריית ניהול אחת".
גיוס כוח אדם וניהול שוטף של תחומים נלווים, כדוגמת שיווק ופרסום גורם לחברות המתעקשות לעבוד במודל הישן לבזבוז של זמן יקר, לסרבול רב וגם לאובדן כסף ומשאבים לריק.
מיקור חוץ בעולם השיווק והפרסום
גם עולם משרדי הפרסום ועולם הפקות האירועים בישראל, הינם דוגמה נהדרת לתהליך שתואר לעיל.
לפני מספר עשורים, היו משרדים מתמחים בפרסום או בהפקות אירועים – והם הציעו מענה למרבית דרישות השוק, ואף ענו על דרישות מיוחדות, כאשר עלו וצצו.
לאחר מכן, עם עליה בדרישות מקצועיות משלימות ומתמחות (מגזרים ונישות, מדיה, אינטראקטיב, נקודות מכירה, מיתוג, דפוס, יח"צ וכו') – נוצרה תחרות, בה היתרון של מנעד שירותים אינטגרטיבי ומקצועי-מומחה, ניצח.
אבל לא חלפו להן שנים רבות, ומפרסמים ולקוחות, ביקשו למקסם תקציבים ולהגביר התמחות – ופנו למערכות מקצועיות נפרדות ומשלימות לחלוטין, ולא הסתפקו במשרדי "הכל-תחת-קורת-גג-אחת". וכך, לצד משרד הפרסום, הוגדר משרד קד"מ, משרד יח"צ, חברת שיווק ומדיה, משרד דיגיטל, משרד מיתוג, משרד מגזרי, ואף הופרדו הקריאייטיב מהאסטרטגיה.
אך בכך לא תם מעגל האינטגרציה: אותם גופים שהופרדו מהם תקציבים בגין רצון בהתמחות וייעול תקציבי – רכשו ומיזגו חברות ומשרדים מתמחים, הקימו מחלקות ייעודיות ובכך השיבו לעצמם את התקציבים שזלגו.
וכאן נכנס שוב מיקור החוץ. גם מערכות אינטגרטיביות אלו, גילו שלא כל מערך מקצועי רווחי להם, וכי לעיתים אינטגרציה או מיזוג, עולה בהנהלה שמנה מידי ובכוח אדם מיותר. בנוסף, לא ניתן למזג או לרכוש כל תחום פעילות סינרגטי, ולכן עדיין חסרים להם פתרונות פה ושם. ולכן, פניה ושימוש במיקור חוץ, אינו זר במשרדים אלו – וקמפיינים שלמים, לעיתים, מבוססים על אנשי אסטרטגיה חיצוניים, רעיונאים ומעצבים באאוטסורסינג, ספקי משנה בתחומים מקצועיים הנשכרים מבחוץ ועוד – וכמובן מערכות תומכות קבועות, כגון הדרכה, מיחשוב וטכנולוגיה, הפקה ועוד – משמשות את המשרדים בשוטף.
כאן התפתח וצמח תחום המרקום החיצוני, במיקור חוץ: יועצי ומנהלי תקשורת שיווקית ושיווק; מנהלי פרסום (ATL, POS); מנהלי דיגיטל או נוכחות אינטרנטית; מנהלי תוכן; מנהלי קד"מ (BTL), מנהלי מיתוג מעסיק או מנהלי מותג ארגוני; ועוד…
יש לא מעט מנהלי חברות ובעלי עסקים בישראל ובעולם, שאם מבקשים מהם להשוות את צורת העבודה שלהם כיום לבין זו שהייתה קיימת טרם הגדרת אאוטסורסינג או אוטומציה אינטרנטית – הם יכולים לפתח צמרמורת, שתעיד כי הם מעדיפים להימנע מהשוואה שכזו…
האינטרנט, למשל, הפך את העולם לכפר קטן, אך בכך הוא גם הוליד שירותי מיקור חוץ וירטואליים ויצר מהפכה שלמה אצל עסקים בעולם כולו – כדוגמת "מחשוב ענן" ושירותי תוכנה וחומרה אוטומטיים ועתירי נגישות וזמינות.
שיווק ושירות, ייעוץ ויישום חיצוניים: יתרונות רבים
בשוק העבודה התחרותי מאוד, שירותי מיקור חוץ בתחומי השיווק והתקשורת השיווקית, המיתוג והתקשורת החזותית, הפרסום יחסי הציבור וקשרי הלקוחות, הדיגיטל הסושיאל והתקשורת האינטרנטית, כמו גם בתפעול, תמיכה, הדרכה, וניהול ארגוני – מאפשרים לחברות בינוניות וקטנות להגיב במהירות גדולה יותר לסביבה החיצונית המשתנה, לייעל את פעילותן השוטפת וגם להגדיל את הרווחיות.
שירותי מיקור החוץ השונים, מכספים וייעוץ משפטי ועד שיווק, שירות לקוחות ומכירות, משחררים את החברה מהמערכת הכובלת והמכבידה של יחסי עובד מעביד על כל השלכותיה. שירותים אלה, כפרילאנסרים או כעובדי חוץ – מאפשרים במקביל גם מינוף כלכלי, הנובע ישירות מהתמקצעות ספק השיווק במיקור חוץ, וריכוז המאמצים להשגת תוצאות ומטרות מוגדרות במהירות יחסית ותוך צמצום עלויות משמעותי.
- שכר עובדים ועלויות נמוכות – התשלום ליועץ שיווקי במיקור חוץ ולספקיו, למשל, נמוך בצורה משמעותית ביחס לתשלום משכורות למספר עובדים במחלקת שיווק פנימית ולהוצאות נלוות אחרות הנובעות מיחסי עובד מעביד מתמשכים. גם העסקת מנהל שיווק מקצועי במשרה שלעיתים נפחה עולה על הנדרש בפועל, ששכרו גבוה מאוד ביחס לשכר הממוצע בשוק, לפני הטבות הנלוות כדוגמת תנאים סוציאליים משופרים, רכב צמוד, טלפון סלולארי והטבות אחרות – מיותרת ונחסכת. זה נכון גם לשירותים שונים או לצריכת טכנולוגיה.
- חסכון שוטף – בשיטת מיקור החוץ התשלום הוא עבור העבודה בלבד ללא עלויות נלוות אחרות, כדוגמת: הוצאות עבור חשמל, הוצאות משרד וחדר עבודה, הוצאות עבור מחשוב או הוצאות עבור ציוד נלווה אחר.
- רמה מקצועית גבוהה – יתרונן של חברות מיקור החוץ הוא ההתמקצעות, ההתמחות והניסיון הרב והמגוון, ולא רק בחברה אחת או בתחום תחרותי אחד.
- רמת סיכון נמוכה – חברות מיקור החוץ פועלות לפי תוכנית עבודה מסודרת ובמטרה להגיע להישגים בפרק זמן קצר יחסית בשוק שהוא זירת הפעילות הטבעית שלהן, וזאת גם על מנת למקסם את יעילותן שלהן ולאת רווחיהן – ובכך לשפר גם את יעילות ורווחי הלקוח-המעסיק.
- גמישות – שירותי מיקור החוץ ניתנים בהתאם לדרישות הלקוח וגם בהתאם לשינויים המתרחשים בשוק או בענף בו מתמחה החברה.
- ראייה ארגונית – יועץ אסטרטגיה, מרקום או שיווק חיצוני, למשל, אינו כפוף לאינטריגות הארגוניות, לצרכים פוליטיים של מנהלים וכפיפים ולכן יכול להציע גישה רעננה, יצירתית, נטולת אינטרסים ונטולת אמוציות ואג'נדה ארגונית נסתרת.
- יעילות – לשירותי מיקור החוץ יתרונות רבים נוספים, כדוגמת: סל שירותים מגוון ורחב, אפשרות לשכור את שירותי החברה רק לפרויקטים מסוימים או לתקופות מוגבלות, הדרכה מקצועית מונחית מטרה, הטמעה, אחריות, ויתרונות רבים נוספים.
סל שירותים מקצועיים חיצוניים משמעותי
מי שמעוניין להיעזר בשירותי מיקור חוץ שונים, חייב לשלוט ברמה מסוימת של השירות, ולו על מנת להיות בעל יכולת לזהות את טיב ואיכות השירות ולמדוד אותו.
בנוסף, שירות מיקור החוץ חייב להיות ממוקד מקצועית, ולא נכון להעדיף ספק "הכל כלול" אם לא מדובר בתחומי שירות ממוקדים ומשלימים. מעצב לא יהיה יועץ שיווק או יועץ ארגוני, ומדריך מחשוב לא יהיה מאמן מנהלים. ככל שהספק פחות ממוקד, כך יעילותו למשימות הנדרשות ממנו – תהיה נמוכה יותר.
חשיבות נוספת הינה לבריף משימות ויעדים מדויק. בד"כ בעיה במיקור חוץ אינה עקב חוסר מקצועיות הספק – אלא מחוסר היכרות או דיוק בבקשות המעסיק, חוסר בתיאום ציפיות והעדר העמקה במגבלות, בתנאים ובמשאבים. לכן קורה שלעתים מיקור חוץ שכזה נכשל – מאחר ומחקר שוק נעשה בחוסר רלוונטיות משווע או שהאסטרטגיה שנקבעה, ומושלכת למיקור החוץ, אינה טובה מספיק, או שישנם פערים גדולים בין המשאבים והכלים לבין היעדים.
שירותי מיקור חוץ, כוללים היום סל מרשים ביותר של כלים. למשל בתחום השיווק, תמצאו יחסי ציבור, פרסום, ניהול השיווק, ניהול מכירות, שיווק ברשת האינטרנט וברשתות חברתיות, קידום אתרים, מיתוג, מחקר, אבחון אסטרטגי, אימון מנהלים, ושירותים נוספים.
מטרתם של שירותים אלה היא להצעיד חברות קטנות ובינוניות לקראת אופקים כלכליים חדשים – בגמישות ובתאימות לצרכים וליכולות.
לסיכום, כפי שפתחנו:
עשו ועסקו במה שאתם הכי טובים בו – והוציאו לספקים חיצוניים את כל השאר. זה משתלם וכדאי.
